Les documents administratifs sont très importants pour la vie professionnelle d’une personne. En effet, ce sont eux qui relatent le parcours. Ce sont notamment l’attestation de travail, les justificatifs de domicile et les papiers d’aides financières. Ceci dit, comment offrir une meilleure organisation à vos documents administratifs ? Découvrez les éléments de réponse à la suite de cet article.
L’organisation alphabétique
Si vous souhaitez vite retrouver les papiers, dossiers et autres documents administratifs, vous pouvez opter pour le classement alphabétique. Ce type de classement, comme son nom l’indique, consiste à classer les titres des documents suivant un ordre alphabétique. En cas de document ou de dossier innomés, vous pouvez tout simplement le mettre en-dessus ou en-dessous du lot. De cette manière, il vous sera plus aisé de trouver un document pour rapidement constituer votre dossier médical ou de domicile. En outre, lors du classement, il est conseillé de faire une distinction entre les papiers de logement, ceux des aides financières et le justificatif scolaire de chacun des enfants. Chaque catégorie doit en effet avoir son propre logement. A cet effet, vous pouvez utiliser les aides de rangement. Comme aides de rangement, vous avez le choix entre les classeurs ou encore les pochettes. Toutefois, il faudrait choisir les aides de rangement en fonction des dossiers à classer. N’oubliez pas d’apposer un justificatif sur chaque classeur ou pochette. Le justificatif peut être une feuille marquée ou une inscription directe sur l’aide de rangement.
Ranger selon la thématique
Comme vous le savez, chaque document appartient à une catégorie de thématique. Vous pourriez donc utiliser la thématique de chaque document et réaliser le rangement des dossiers selon leur importance dans la vie professionnelle. Par ailleurs, il serait judicieux de choisir différents outils pour mieux trier les documents. Il s’agira ici de procéder au rangement des papiers et documents en fonction de leur domaine. Par exemple, vous pouvez ranger les documents de travail dans les pochettes et prendre les classeurs pour y mettre les papiers civils. Il faut quand même noter que ce classement peut prêter à confusion. Pour éviter cela, variez les couleurs de vos aides de rangement. Procéder ainsi vous permettra d’avoir une réelle mainmise sur tous vos documents. Pensez à sous-diviser les classeurs lorsque ceux-ci arrivent à leur limite. Et dans cette éventualité, vous devez numéroter les classeurs sous-divisés ou choisir un autre classeur pour le logement.
Le rangement numérique
Aujourd’hui, l’avènement du numérique a permis de rompre avec l’utilisation des outils de classement suspendus de part et d’autre de la chambre. Tout peut se faire sur l’ordinateur ou même sur le téléphone. Que ce soient des documents pour le logement ou pour l’école de vos enfants, l’ordinateur constitue un véritable hébergement pour trier tout type de dossiers. En ligne, vous trouverez une multitude de logiciels tous aussi efficaces les uns que les autres. Reste à choisir un outil qui sera non seulement adapté mais également facile d’utilisation. Enfin, lors du choix d’un logiciel, tenez compte de la taille du stockage disponible. Car, à un niveau, vous aurez à souscrire un abonnement. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, vous pouvez vous référer aux avis des utilisateurs.
Au vu du caractère important des documents, n’oubliez pas de diversifier vos solutions d’hébergements électroniques.
